Als je een verouderde omgeving hebt, die niet interactief is én eigenlijk omgezet moet worden naar Office 365, dan weet je dat het tijd is voor een nieuwe digitale werkplek. Woningcorporatie Welbions pakte het meteen goed aan en vernieuwde niet alleen de techniek, maar voegde ook meteen een sociaal intranet als schil om de digitale werkplek toe. Zo sloegen zij twee vliegen in een klap. Nu komen alle medewerkers, projecten en documenten samen op een centrale moderne werkplek.
Oog voor haar huurders en blik op de wijk. Onder dat motto opereert Welbions als enige woningcorporatie van en voor de gemeente Hengelo en Borne. Iedereen verdient een woning waarin zij zich prettig en thuis voelen. Maar niet alleen de individuele huurder is belangrijk, Welbions werkt ook voor een goede, duurzame wijk. Samen realiseren zij een fijne leefomgeving voor alle inwoners.
Het project ‘nieuwe digitale werkplek’ lag al enige tijd op de plank. Welbions deed eerst een rondvraag en ging in 2022 echt van start. Nicole Zandhuis, Communicatiemedewerker bij Welbions: “Welbions wilde overstappen van een verouderde Citrix-omgeving naar een levendige werkplek waar ook Microsoft 365 aan gekoppeld kon worden. De focus lag eerst dan ook vooral op de digitale werkplek. Later is daar ook het sociaal intranet als gebruiksvriendelijke schil aan toegevoegd. Zo hoeven collega’s maar één keer wat nieuws te leren.”
Het project ‘nieuwe digitale werkplek’ lag al enige tijd op de plank. Welbions deed eerst een rondvraag en ging in 2022 echt van start. Nicole Zandhuis, Communicatiemedewerker bij Welbions: “Welbions wilde overstappen van een verouderde Citrix-omgeving naar een levendige werkplek waar ook Microsoft 365 aan gekoppeld kon worden. De focus lag eerst dan ook vooral op de digitale werkplek. Later is daar ook het sociaal intranet als gebruiksvriendelijke schil aan toegevoegd. Zo hoeven collega’s maar één keer wat nieuws te leren.”
Om het gehele project in goede banen te leiden werd het opgedeeld in verschillende facetten. De technische kant, verandermanagement en projectteam mens. Nicole: “Het sociaal intranet viel onder projectteam mens: wat hebben onze medewerkers nodig? Wat moeten wij doen om dat voor elkaar te krijgen? Wat werkt wel en wat werkt niet? Voor dit team hebben we ambassadeurs bepaald. Uiteindelijk hebben we acht medewerkers gevraagd waarmee we het hele traject hebben doorlopen.”
Als woningcorporatie heb je te maken met vele beleidsdocumenten met richtlijnen. Het intranet moest de plek worden waar al deze documenten gevonden én bewerkt kunnen worden. Daan vertelt: “Voor Welbions hebben we een eigen SharePoint site ingericht waar alle beleidsdocumenten ingeladen kunnen worden vanuit Microsoft 365. Het beheer vindt plaats in SharePoint, de weergave op het sociaal intranet.” Nicole vult aan: “Belangrijke documenten wilden we vooral iets mooier weergeven op het sociaal intranet. Niet alleen maar hyperlinks waarmee je doorschakelt naar een pdf-bestand, maar een uitgewerkte pagina of document op het portaal.”
Dat het sociaal intranet aan te passen is naar de behoefte van de organisatie bewijst de manier waarop lopende projecten op het intranet zijn gezet. Nicole: “Bij Welbions hebben we interne projecten en woon- en wijkprojecten. Om medewerkers op de hoogte te stellen van de status van deze projecten hebben we de standaard sectie afdelingen heringericht. Samen met a&m impact hebben we gekeken naar de mogelijkheden en wat er het beste bij onze organisatie past.” Daan: “Het intranet van Welbions laat mooi zien hoe je, zelfs zonder maatwerk, een passende oplossing voor de organisatie kan realiseren. Soms is een andere inrichting van bestaande functionaliteiten al voldoende.”
Veel medewerkers van Welbions werken regelmatig met de laptop. Met de digitale vaardigheid zat het dan ook wel goed. Om over te gaan op het nieuwe sociaal intranet en de nieuwe digitale werkomgeving hebben zij daarom gebruik gemaakt van het train-de-trainer principe. Nicole: “In acht trainingssessies hebben we iedereen in groepen overgebracht naar de nieuwe digitale werkplek. Hoe stel je iets in? Waar vind je welke informatie? Iedereen kreeg een training van ons. Op elke afdeling zat een ambassadeur en medewerkers die al eerder waren omgezet in de pilotfase. Dat werkte heel erg goed en zorgde dat kleine opstartproblemen snel waren verholpen.”
De lancering van het nieuwe intranet betekende een verandering in de werkwijze: veel minder mailen en zelf berichten plaatsen op intranet in plaats van via team communicatie. Nicole: “Dat was even wennen in het begin, maar als er iets informeels op de mail werd gezet dan vroeg ik gewoon ‘wil je het de volgende keer op het intranet zetten?’. Dat hielp enorm. Het is namelijk ook een kwestie van gewenning. Natuurlijk zijn er uitzonderingen, als iets bijvoorbeeld dringend geregeld moet worden, maar in de basis kan alles op het sociaal intranet.”
Veel medewerkers van Welbions werken voornamelijk vanuit één locatie. Toch heeft ieder team zijn eigen taken en expertise. Nicole: “Met het sociaal intranet hebben we één centrale plek gecreëerd waar collega’s nieuwtjes met elkaar kunnen delen. Wat online wordt gedeeld, zorgt dus offline voor nog meer verbinding.”
Inmiddels is het intranet meer dan een half jaar live en medewerkers zijn positief. Nicole: “Juist doordat het nieuwe intranet vergelijkbaar was qua menu met het oude intranet, konden wij laten zien op welke vlakken er een verbeterslag is gemaakt. Dat maakte de overgang soepel. Verder zijn de reacties erg positief. Het intranet blijkt een goede graadmeter te zijn voor wat van waarde is voor onze collega’s. ”
