Hoe meer locaties een organisatie heeft, hoe lastiger het vaak wordt om verbinding te creëren tussen medewerkers. Ze zien elkaar immers niet regelmatig. Daarnaast is het in zo'n geval ook een uitdaging om als organisatie eenvoudig met iedereen te communiceren. Kinderopvangorganisatie TintelTuin kende de uitdagingen maar al te goed. Wat zij nodig hadden? Een sociaal intranet. Eén centrale plek om nieuws en informatie te delen, voorzien van hun herkenbare en sprekende huisstijl, en eenvoudig te gebruiken door iedereen. Eind 2023 ging 'Mijn TintelTuin' live en nu, negen maanden later, is het een belangrijk onderdeel van de organisatie.
Al meer dan 40 jaar is TintelTuin in de regio’s Amsterdam, Zaanstreek en Waterland een voorloper binnen de kinderopvang. Met ruim 950 medewerkers verspreid over 91 locaties halen zij iedere dag het beste in kinderen, ouders én hun medewerkers naar boven. Dat doen zij door kinderen uit te dagen en plezier te laten hebben, ouders te ondersteunen en medewerkers zich verder te laten ontwikkelen. Onder het motto dat je samen ambities waarmaakt. En dat stukje samen, daar heeft het intranet de afgelopen negen maanden wel bij geholpen.
De ontwikkeling van het sociaal intranet bij TintelTuin kwam pas na enige tijd op gang. Elisa Roele, communicatieadviseur bij TintelTuin, vertelt: “Al heel lang bestond de wens voor een sociaal intranet. De organisatie was er toen echter nog niet klaar voor. Nadat eerst de infrastructuur werd aangepakt, kwam de doorbraak voor een intranet tijdens corona. We hadden toen geen centrale manier om medewerkers te informeren over de maatregelen. Alles ging via telefoon, mail of een nieuwsbrief die ik verstuurde. Een behoefte ontstond bij ons als organisatie én bij medewerkers. Uiteindelijk kozen we voor het intranet van a&m impact vanwege hun focus op zorg en veiligheid. Kinderopvang heeft veel raakvlakken met de zorg, dat gaf voor ons de doorslag.”
Vanuit TintelTuin was vooral het medewerkers samenbrengen belangrijk. Maar wat willen medewerkers zelf? Elisa: “Dé TintelTuin medewerker bestaat niet, iedereen heeft ergens anders behoefte aan. Dat beseften we ons maar al te goed. Je wil echter wel iedereen kunnen bedienen met het intranet. Daarom hebben we eerst een behoefteonderzoek uitgevoerd onder medewerkers. Wat willen zij graag zien en vinden op het intranet? Meer contact, mobiel gebruik, notificaties en informatie op maat waren veelgenoemde behoeftes. Op basis van de wensen vanuit de organisatie en de input van medewerkers zijn we het intranet gaan opbouwen.”
In november 2023, ging ‘Mijn TintelTuin’ live. Om medewerkers direct kennis te laten maken met het intranet werd er veel tijd gestoken in de lancering en adoptie. Elisa: “De dag voor de lancering hebben we iedereen een ansichtkaart gestuurd met een aftelklok en het bericht dat je vanaf morgen kon inloggen. Daar werd gehoor aan gegeven. We hebben daar toen ook een winactie aan gehangen: als je als hele team geactiveerd was dan kon je een melkopschuimer winnen voor op de locatie waar je werkt. Een groot aantal locatiemanagers heeft daar in hun team aandacht aan gegeven, dus veel teams waren direct ingelogd op het intranet.”
De eerste stap was daarmee gezet, maar hoe staat het nu negen maanden na livegang, met het gebruik en de interactie op het portaal? Elisa: “Adoptie is iets dat constant een punt van aandacht blijft voor ons. Al merken we wel dat er steeds meer interactie op het intranet komt. In de groep ‘Inspiratie’ worden bijvoorbeeld steeds meer berichten gedeeld door medewerkers, met uitjes of activiteiten die je kan ondernemen met de kinderen. Vanuit het beheer zetten wij ook steeds vaker de reacties aan onder nieuwsberichten, daar wordt door medewerkers gebruik van gemaakt. Ook de polls, die we nu een aantal keer hebben geplaatst, leveren veel interactie op. Deze tools willen we vaker gaan inzetten om de betrokkenheid te verhogen.”
Een andere manier om medewerkers te betrekken op het intranet is de mailingen module die TintelTuin heeft afgenomen. Elisa: “Voorheen stuurde ik periodiek een nieuwsbrief waarin ik alle berichten verzamelde van de afgelopen periode. Alleen hoe meer tijd daaroverheen ging, hoe langer die nieuwsbrief werd. Nu melden we nieuws realtime op ons intranet, maar sturen we daarnaast ook een mailing vanuit de mailingen module waarin we één keer per maand al het nieuws op het intranet verzamelen. Die module hebben we direct afgenomen, maar zijn we pas na drie maanden gaan gebruiken. Met succes, want je ziet dat de nieuwsberichten uit die mailing daarna beter worden gelezen. We gebruiken nu ook de aansluitende e-card functionaliteit van deze module zodat we gemakkelijk én structureel een kaartje kunnen sturen naar collega’s bij hun verjaardag en jubilea.”
Het samenbrengen van collega’s was één van de redenen om het sociaal intranet na jaren echt te introduceren. Dat dit belangrijk is voor de organisatie, merk je ook in het gebruik nu: uit de statistieken blijkt dat de pagina collega’s de meest bezochte pagina is in de afgelopen periode. Elisa: “Collega’s zoeken elkaar veel op via het sociaal intranet. Op het profiel kun je terugvinden wanneer iemand jarig is, welke functie ze hebben, welke dagen ze werken, wat hun expertise is en hoe je ze kunt bereiken. Daarnaast kunnen nieuwe medewerkers, als onderdeel van de uitgebreide onboarding, een stukje over zichzelf aanleveren. Vanuit de afdeling communicatie plaatsen wij dat in de groep ‘Even voorstellen’ en ook die wordt veel gelezen.” Zo zie je, die interesse in elkaar is er zeker.
Alhoewel het intranet goed wordt gebruikt en de interactie toeneemt, zit er nog genoeg groei in het intranet, aldus Elisa. “De adoptie van het intranet binnen de organisatie is iets waar we meer over na willen denken. Vooral hoe we ook de locatiemanagers daar meer in kunnen betrekken. Iedere locatie heeft een iPad met daarop het intranet. Hoe zorgen we ervoor dat die er altijd bij wordt gepakt? We moeten realistisch zijn in onze verwachtingen. Niet iedereen zal van het intranet gebruik maken, net zoals ook niet iedereen de nieuwsbrieven las. Dat is ook niet haalbaar horen wij vaker. Daarom zijn wij al heel tevreden als we het aantal weergaven telkens kunnen verhogen.”
Wat heeft geholpen bij het wennen aan het nieuwe intranet was de hele herkenbare huisstijl van TintelTuin, die ook op het intranet goed is doorgevoerd. Elisa: “Vanaf de eerste Proof of Concept voelde het daardoor heel vertrouwd. De huisstijl is ontwikkeld door een designer en alle elementen zijn in Canva door onszelf te beheren. Hebben we een nieuwe afbeelding nodig, dan maken we dat gemakkelijk zelf. En willen we iets heel nieuws, bijvoorbeeld een afbeelding voor de Mini Dam tot Damloop die wij sponsoren, dan maakt onze designer er zo met plezier een Tintel bij. Op die manier hebben we de huisstijl kunnen verwerken in de achtergrond, tegels, profielachtergronden en alle andere aspecten van het intranet. Zo voelt het echt als Mijn TintelTuin.”
Naast herkenbaarheid, wil je vooral ook overzicht creëren op een nieuwe werkplek. Daar zorgt goede content voor. Elisa: “Je wil informatie voor iedereen begrijpelijk maken. Alle kopjes en de menustructuur helpen daar zeker bij. Toch merk je hoe langer een intranet live is dat het bijschaven is. Als communicatieadviseur schrijf ik voornamelijk op mijn laptop, maar medewerkers gebruiken het intranet vooral op mobiel. Een pagina ziet er op een klein scherm heel anders uit. Daardoor ga je bewuster nadenken over hoe content geordend is op een pagina: wat zet je bovenaan? Hetzelfde geldt voor de menustructuur. Iedereen heeft andere prioriteiten. Zo wil HR vacatures prominenter op de homepagina, maar zijn applicaties voor ICT belangrijker. Gaandeweg moet je een beetje ontdekken en evalueren, wat werkt wel en wat moet anders?”
Overzicht creëren op het intranet betekent ook bepalen: wat is voor wie relevant? Een van de behoeftes van medewerkers was niet worden vermoeid met informatie die niet relevant is voor hen. Elisa: “Daarom hebben we voor iedere doelgroep een eigen homepagina ingericht. Bij iedereen staat het nieuws bovenaan, maar is de rest aangepast aan wat zij veel of vaker gebruiken. Zo is het intranet voor iedere doelgroep specifiek en is het makkelijk in gebruik voor hen.”
Ook al verschilt de informatie per doelgroep, alles is wel terug te vinden op het intranet. Zo is er een kennisplek ingericht waar medewerkers onder andere gemaakte (beleids)afspraken, het HR-handboek en ondersteunende diensten terug kunnen vinden. De kwaliteitshandboeken zijn geïntegreerd vanuit Q-Link. Elisa: “Door Single Sign On kunnen medewerkers alle applicaties eenvoudig bereiken. Niemand hoeft zijn wachtwoorden meer te onthouden, alleen die van het sociaal intranet. Met de zoekbalk, die ook Office365 bestanden en alle applicaties doorzoekt, kunnen medewerkers informatie makkelijk vinden. Het intranet is zo ingericht dat medewerkers alles zelf kunnen vinden. Hoe fijn!”
Een intranet project is een behoorlijke onderneming en een fijne samenwerking is daarbij heel belangrijk. Gelukkig zit dat tussen TintelTuin en a&m impact wel goed. Elisa: “Van start tot implementatie, en nu ook met de doorontwikkeling van de onboarding en het invoegen van onze kwaliteitsregistraties voelen we ons enorm gesteund door a&m impact. Samen zijn we sterk!”
