Iedere organisatie heeft andere wensen, behoeftes en doelen voor het sociaal intranet. Voor Vanboeijen was dat onder andere informatie die een (zorg)medewerker nodig heeft tijdens zijn of haar werkdag in één overzicht inzichtelijk maken. Daarnaast moet het intranet een plek zijn waar met alle doelgroepen eenvoudig gecommuniceerd kan worden: medewerkers, bewoners en cliënten, ouders, verwanten en vrijwilligers. Samen Vanboeijen, dat is dan ook de naam van het platform. Toen vorig jaar bleek dat het huidige intranet niet meer aansloot bij de veranderde behoeftes, werd het tijd voor iets nieuws. IT-partner PQR wist welke oplossing en leverancier het beste bij dit vraagstuk hoorde en koppelde a&m impact en Vanboeijen aan elkaar. Het begin van een mooie samenwerking.
Vanuit ruim 70 zorglocaties in Drenthe en net daarbuiten en met de “Vanboeijen Manier” als uitgangspunt biedt Vanboeijen zorg aan circa 900 kinderen, jongeren, volwassenen en ouderen met een verstandelijke beperking bij wonen, werken, leren en vrije tijd. Daarbij staan de wensen en behoeften van de bewoners en cliënten overal en altijd centraal. Ieder mens een waardevol leven bieden, dat is waar Vanboeijen voor staat.
Door veranderende behoeftes werd het intranet waar de 1600 medewerkers gebruik van maakten, onder de loep gelegd. Na uitgebreid onderzoek, meerdere sessies met gebruikers en zorgvuldige overweging, kwamen zij vorig jaar via hun IT-dienstverlener PQR in contact met a&m impact. Arno ten Hagen, directeur bij a&m impact, vertelt: “Arno van de Rijdt, Senior accountmanager zorg bij PQR, herkende de behoefte van Vanboeijen voor een werkplek portaal en heeft de organisaties samengebracht en het selectieproces begeleidt. PQR is al enkele jaren een fijne partner van ons en wij hebben al bij meerdere zorginstellingen sociaal intranetprojecten met hen gedaan. Zij weten dus precies welke oplossing wij Vanboeijen kunnen bieden.”
Het nieuwe platform zal voor iedereen toegankelijk zijn, van medewerkers en vrijwilligers tot ouders, verwanten, bewoners en cliënten. De look & feel en de content worden aangepast op de verschillende doelgroepen om aan ieders behoeften te voldoen. Daarnaast wordt het inwerktraject van nieuwe medewerkers ook versoepelt via het sociaal intranet. Arno: “In samenwerking met enkele zorginstellingen hebben wij een preboarding module voor het portaal ontwikkeld. Hiermee wordt het traject van inwerken leuker en efficiënter en worden bestaande medewerkers minder belast.”
Een ander belangrijke component voor Vanboeijen was de integratie van verschillende applicaties en systemen op de digitale werkplek. Johan Dusseljee, lid raad van bestuur bij Vanboeijen: “Op dit integrale communicatieplatform willen we de juiste informatie op het juiste moment presenteren aan al onze medewerkers. Hierbij is ook het tonen van informatie uit ONS, ons digitale dossier- en roostersysteem, cruciaal. Bijvoorbeeld roosterinformatie, cliëntinformatie en de rapportages. Zo hoeft een medewerker bij de start van de dag niet altijd meer door te schakelen naar ONS, maar heeft hij of zij een startpunt en dat is het intranet. Dat werkt sneller en makkelijker. Daarnaast wordt het nieuwe intranet ook ingericht voor bewoners en cliënten, ouders, verwanten en vrijwilligers. Dat alles maakt dit project voor Vanboeijen echt uniek.”
Achter de schermen wordt er samen met a&m impact en PQR met volle inzet gewerkt aan het nieuwe intranet van Vanboeijen. Han Buruma, projectleider bij Vanboeijen, vertelt over die samenwerking: “Vanaf het eerste moment was er een klik. Bij a&m impact denken ze goed mee in oplossingen, en voegen ze ook de daad bij het woord. Ze denken constant mee over de mogelijkheden en zijn daarnaast heel flexibel. Dat is niet altijd standaard in de markt. Daarom zijn ze een fijne partner voor Vanboeijen.”
Vorige week werd deze mooie samenwerking nog eens officieel gevierd. Op het hoofdkantoor bij Vanboeijen kwamen de bestuurders van a&m impact en Vanboeijen, de accountmanager zorg van PQR en een gedeelte van de projectgroep samen om te genieten van een lekkere taart en stil te staan bij het mooie project dat we samen aangaan.
Benieuwd naar het uiteindelijke eindresultaat en het proces? Blijf onze website in de gaten houden.
